第一章  总  则

第一条 为进一步贯彻落实教育部、外交部、公安部《高等学校接受外国留学生管理规定》（教育部令第9号），《教育部关于进一步加强高等学校中外合作办学质量保障工作的意见》 （教外办学〔2013〕91号），促进我校留学生管理工作不断规范、管理水平不断提高，特制定本规定。

第二条  本规定所称“外国留学生”指在齐齐哈尔工程学院正式注册的长短期外国学生，包括外国学生专科生、本科生、进修生、短期语言生等。

第二章  护照签证管理

第三条 外事处负责全校在外国留学生招生、管理等各个环节所涉及的留学生护照及签证的指导及监督工作。

第四条   各教学单位及留学生公寓做好留学生护照签证管理工作，并经常检查，及时发现和纠正在留学生护照及签证工作中存在的问题，不断改进工作。

第五条 留学生招生工作中的护照签证工作

（一）外国留学生招生工作必须严格遵守国家法律法规及学校关于护照签证的相关规定。

（二）外国留学生（无论是学历生还是非学历生）在申请入学时除学历证书、成绩单、HSK证书、推荐信等材料外，还必须同时提供申请人护照复印件及担保人有效证件的复印件。

（三）留学生招生办公室对申请者的材料进行严格审核，特别是必须认真查验报名者的护照。对已在华者要严格查验其签证、居留许可及入境章。具体情形如下：

1. 签证或居留许可已过期的申请者一律不予接收。

2. 持有效的“F”签证申请短期来华留学者，可以接受其申请。

3. 持有效的“X”签证，但尚未办理居留许可者，必须提供原接收单位的同意转学函，否则不予接收。

4. 持“L”签证的申请者，可以接受报名，但入学时需根据所学课程时间长短改变签证种类。

5. 持“Z”签证的申请者，可以接受报名，但申请时必须提供所在工作单位的同意函，且入学后不能在校内居住，不发学生证。对工作合同已满者，必须回国变更签证后，才可来校学习。

6. 持“G”签证（过境签证）者的申请不予接收。

7. 持团体签证来华者的申请不予接收。

8. 从中国其它高校转入我校学习的学生，除必需的申请材料外，还应提供如下材料：

（1）所在院校留学生办公室的转学同意信（须加盖公章）；

（2）任课教师的推荐信；

（3）在华签证及居留许可的复印件。

特殊情况接收时须先交学费，同时要填写保证书。

（四）特殊人士的护照及签证

1. 持外交护照及外交签证、外交礼遇签证申请来校学习的外交官或外交官配偶、子女（18周岁以下）申请来我校学习，按如下程序办理：

（1）详细说明中国外交部关于外国驻华使馆官员、配偶及其子女（持外交护照）到我高校学习的规定；

（2）申请者本人须提供一份学习期间不享受外交豁免权的照会；（3）收取报名费；

（4）学校出具拟同意接收函；

（5）申请者持学校拟同意接收函前往外交部办理相关手续；

（6）凭外交部同意函发给入学通知书、JW202表。

说明：遇此情况，申请短期学习者可不改变护照及签证种类，而申请长期学习者则须变更为普通护照、普通签证来校学习。

2. 如申请人为宗教人士、现役军人、记者等，无论持何种护照及签证来华，都必须提供个人简历，并声明在华学习期间不从事与本职业有关的工作。相关材料报市教委批准后，方可办理录取手续。

3. 如申请者已高中毕业，但年龄不满18周岁（不低于16周岁），必须提供在的监护人的保证书（长期生需提供经公证的监护人保证书）。

4. 年龄超过60周岁（最高不超过65周岁）的申请者，必须提供个人身体健康证明及个人声明。

（五）留学生数据库中申请者的护照及签证信息须确保完整、准确，做到不错录、不漏项。

第六条 外国留学生管理工作中的护照和签证工作

（一）新生报到及注册

1. 新生报到注册时, 留管干部必须认真核对电子档案库中的学生信息, 发现问题及时更正。核对项目如下：

（1）查验学生护照，核对护照号码是否与JW201表、JW202表上的护照号码一致。如果该生更换了新护照，要求其重新提交护照复印件，并更新电子档案中的相关内容。

（2）查验签证，并通过核对入境章上的入境日期确认签证有效期。如已过期，要求该生先根据中国法律规定接受处罚后再来报到；如日期已经接近最后期限，应及时督促该生办理学习签证或居留许可。

（3）核对学生的境外住址、联系人和电话（包括住宅电话、手机）。

（4）准确地登记学生在华住址，特别是校外住址。

2. 为新生办理学习签证及居留许可

（1）指导新生填写“外国人签证、居留许可申请表”，并告知办理程序。

（2）对学生填妥的申请表，留管干部须逐项认真审查，确认无误后签字盖章。

（3）新生的居留许可，学生可委托学校办理，也可自行办理。对自办者须通知其在新的签证或居留许可办理完毕后，到管理老师处登记新的号码及有效期。

（4）指导持“L”签证入学的学生到市公安局出入境管理处变更“X”签证或“F”签证。变更为“X”签证的学生必须同时办理居留许可。

（5）条件成熟时，逐步实现外国人签证、居留许可申请表的电子化。

3. 通过新生入学说明会等方式，及时向学生宣讲中国政府关于外国人在华居留的相关规定，向留学生强调在华期间必须持有效签证及居留许可，逾期将受到处罚。

4. 以外国留学生身份报名，但持香港或澳门身份证件来齐的学生，必须尽快出境办理签证，持外国护照重新入境，并办理相关手续。

（二）老生的护照、签证及居留许可管理

1. 留学生管理老师应经常核查学生签证及居留许可的有效期，对签证及居留许可即将到期的学生须及时通知其办理延期手续。

2. 留学生签证及居留许可有效期的延长时间由留学生管理老师根据其交费情况确定。

3. 在老生交费时，管理老师应督促其及时办理签证及居留许可的延长手续。

4. 老生交费后因故不能继续学习者，须到出入境管理处缩短居留许可后方可办理退学的相关手续。

5. 对更换新护照或补办护照的学生，管理老师须告知其在办理新护照后，及时到公安局办理签证及居留许可的相关手续。

6. 老生返校注册时，应重新核对学生信息（护照号码、在华住址、电话号码等），登记学生新的签证或居留许可号码及有效期。

第三章  留学生学籍管理

第七条  留学生的学籍管理工作以教学单位为主。各相关教学单位须有专人负责此项工作。

第八条  各留学生教学单位应建立班主任制度，明确班主任职责，由班主任对留学生学籍直接进行管理。学院制定的班主任工作职责要报留学生处。

第九条  严格考勤制度。

1. 发现学生缺课，班主任需及时找学生谈话。留学生凡缺课达到总课时的15%时（长期生按学期计算），学院需正式找其谈话，并将谈话情况记录在案。奖学金生的谈话记录需同时报留学生处，由留学生处通报学生所在国驻华使馆。

2. 留学生考勤情况及时报留学生处。对缺课较多的学生，留学生处将视情况给予相应的处分（警告、严重警告、留校察看、劝其退学、勒令退学、开除学籍等），并通知校内外相关部门或使馆。凡按自动退学处理或开除学籍的学生，留学生处应在除名后五个工作日内通报市公安局出入境管理处。对留学生作勒令退学或开除学籍时，留学生处应报市教育委员会备案；如受到上述处分者为中国政府奖学金生，还应书面通知国家留学基金管理委员会和留学生所在国驻华使馆。

3. 享受中国政府奖学金的学生如变更学籍，需由其所在学院报留学生处，经国家留学基金管理委员会来华事务部批准后，方可执行。

第十条  班主任须定期对奖学金生作出书面鉴定。长期生每学期一份；短期生每期一份。

第十一条  为建立准确的校友信息，做好校友会工作，凡从我校毕业、结业的学生，各相关教学单位都必须编辑通讯录，并将电子版交外事处（每学期一次）。

第四章  留学生档案管理

第十二条 留学生档案是留学生在校学习的原始资料，是做好留学生工作，维护留学生历史真实面貌的宝贵资源，是留学生管理工作的重要组成部分。

第十三条  留学生招生工作中的档案管理

1. 认真审核入学申请表及有关文件，将申请表中有关数据录入数据库。需要录入的信息包括：

中文名、外文名、国籍、性别、年龄、出生日期、出生地。护照号码、最后学历、婚姻状况、工作经历、来华前职业、来华前单位、家庭情况、境外永久通信地址及电话、担保人、担保人的地址、单位及电话、入学日期、学生类别、经费类别、所学专业、汉语水平等相关信息。

2. 妥善保管报名者的书面申请材料，报名截止后，及时将相关材料移交留学生管理办公室。需送交的招生档案材料除《齐齐哈尔工程学院来华留学生入学申请表》外，还应包括：

A 学历生

①学历证书：本人最后学历证书的复印件或大学在校学习证明。

② 成绩单：本人最后学历成绩单的原始件（复印件无效）。

③ 推荐信。

④ 申请者护照复印件。

⑤ 担保人有效证件的复印件

⑥ HSK证书复印件。

B 非学历生(短期班、语言生、进修生)

①学历证书：本人最后学历证书的复印件或大学在校学习证明。

② 申请者护照复印件。

③ 担保人有效证件的复印件。

C 凡在中国正规学校学习的人员转入我校学习，还应提供：

① 所在院校留学生办公室的转学同意信（须加盖公章）。

② 任课教师的推荐信。

③ 在华签证或居留证复印件。

第十四条 留学生管理工作中的档案管理

（一）留学生档案分电子档案和纸质档案两种。招生办公室录入新生信息后，学生电子档案初具雏形。纸质档案也从学生提供报名材料起开始建立，并随着学习时间而逐步增多。

（二）新生报到前，留管干部接到招生办公室转来的学生档案，首先要认真阅读，熟悉、掌握学生情况，尤其要注意特殊背景学生。

（三）新生报到时，留管干部根据学生提供的护照和签证信息，完善电子档案，重新核对学生在境外的住址、联系人和住址电话、联系人电话，并登记该生在齐住址和电话以及保险期限，有条件的学生需填写个人电子信箱地址。

（四）学生报到后，各相关教学单位在20个工作日内，完成留学生电子档案（留学生管理信息系统）各项内容的补充及完善。

（五）学生在学习期间的表现以及产生的谈话记录、突发事件记录、奖惩等，都要在电子档案的个人备注部分做简要记录。相关材料要存入学生档案。

（六）各相关教学单位要随时对留学生管理系统的相关内容进行更新。留学生处将定期抽查，并做备案。

（七）学生档案的保管。

1. 在校生档案由各相关教学单位管理。

2. 离校学生档案于该生离校一年后由各相关教学单位整理后统一交学校档案馆保管。

3. 休学学生档案的管理同在校生档案管理。

第十五条  外事处负责对留学生档案工作进行监督。

第五章  留学生公寓管理工作

第十六条 留学生公寓的管理由齐齐哈尔工程学院学工处管理。

第十七条  留学生公寓管理中的签证登记

（一）留学生公寓要认真做好留学生住宿的签证登记工作。

（二）留学生公寓工作人员须熟知外国人住宿接待工作的相关法律法规并能识别相关证件、签证及居留许可。

（三）留学生入住时，值班人员须认真查验其入学通知书（或学生证）、护照，核对姓名、签证及居留许可的有效期。

（四）数据输入员要及时将入住留学生的姓名、性别、国籍、护照号码、房间号码、签证有效期、电话号码等准确录入管理系统。

（五）所持签证或居留许可有效期不足5个工作日者不能入住。

（六）持“Z”签证（工作签证）的留学生不能入住。

（七）公寓须定期检查留学生的居留许可有效期，对居留许可即将到期的学生，提前10个工作日提醒其尽快办理延期手续，并将情况及时报外事处。

（八）外事处要经常抽查公寓留学生签证管理情况，发现问题及时纠正；定期对相关人员进行培训。

第十八条 留学生公寓的安全工作

（一）留学生公寓要认真做好公寓的安全防范工作。

（二）留学生公寓必须建立健全会客登记制度并有效执行。来访人员要准确登记，登记率必须达到100％。

（三）留学生公寓防火、防盗设施必须安全有效。

（四）留学生公寓必须建立健全临时住宿登记制度。留学生住宿信息登记率、准确率、上传率达到100%。

（五）公寓管理部门对居住在公寓内的留学生的异常情况（如：违规留宿他人、夜不归宿等）必须及时发现并上报外事处。

（六）公寓发生刑事、治安案件须及时将情况上报保卫处及外事处，并协助公安机关做好现场维护、取证及善后工作。

（七）外事处要定期检查公寓的安全防范工作。

（八）学校保卫处负责指导、监督留学生公寓的安全工作。

第六章  留学生中重点学生、学生团体的管理工作

第十九条  留学生中的重点学生，是指来华留学生管理工作中需要投入时间和精力，重点做工作的学生。

第二十条 重点学生的构成：有重要背景（家庭背景及个人背景）的学生；对我友好的学生；表现差、学习差的学生；经常违反校规（包括违反住宿管理规定）的学生；入学后发现精神异常、身患疾病的学生。

第二十一条 重点学生工作程序

（一）留管干部在每学期开学新生报到注册后20个工作日内确定自己的重点生，并将名单报留学生处，由留学生处报送有关部门。

（二）重要背景的学生，在日常管理工作中要密切注意他们的思想动态、学习和生活情况，有问题及时与学生家长或在华担保人取得联系。

（三）在日常管理工作中，要注意培养一批对我友好的、高素质的、支持学校工作的留学生。留管干部要经常听取学生对学校发展以及对教学和管理等方面的意见和建议。

（四）对于表现差、学习差、经常违反校规及精神异常、身患疾病的学生，管理干部要及时了解学生情况、找出解决问题的办法。

（五）对于已确定的重点学生每学期至少要深入谈话两次，每次的谈话要有谈话记录。记录存入学生档案，同时报外事处备案。

第二十二条 校内联谊团体的管理

（一）经外事处批准，同一国家的在校留学生可以成立校内联谊团体。

（二）留学生校内联谊团体的各项活动须遵守中国的法律、法规及学校的规章制度，尊重中国的社会公德和风俗习惯。

（三）留学生成立校内联谊团体时须将组织章程、组成人员、负责人、联系方式等报外事处。

（四）留学生校内联谊团体在组织活动时须将活动内容报学院外事处。50人以上的活动必须报学院外事处批准。

（五）学院留管干部要注意了解和收集留学生校内联谊团体活动情况，发现不良行为要及时报留外事处。

（六）外事处要及时掌握留学生校内联谊团体的活动情况，积极引导留学生开展有利于其学习、生活的活动。

（七）外事处需将校内联谊团体情况向校保卫处和齐齐哈尔市公安局出入境管理处通报。

第七章  信息工作

第二十三条  留学生相关信息的报送工作由外事处归口管理。各学院留管干部要积极配合此项工作，深入了解学生情况，对国内外的敏感、热点问题的相关信息要及时报外事处。

第二十四条  留学生遇突发事件，学院留管干部、公寓负责人要及时将情况报外事处。

第二十五条  外事处根据要求，将所获信息及时整理后上报上级有关部门及市公安局出入境管理处。

第二十六条  外事处要及时将留学生离校情况通报市公安局出入境管理处。

第二十七条  外事处负责做好信息归档工作。

第八章  留学生突发事件的处理

第二十八条 留学生突发事件的主要类型

（一）留学生死亡事件。包括因突发疾病、交通事故、自杀、他杀等造成的各种死亡。

（二）群体类事件。主要包括非法集会、游行示威、罢课、群体性斗殴等危机校园稳定的事件。

（三）案件类事件。包括来华留学生的暴力犯罪案件，影响较大或数额较大的盗窃案件，投毒案件，涉毒案件，爆炸案件，纵火案件等。

（四）灾情类案件。包括影响到来华留学生的台风、地震、洪水、火灾等重大险情，流行的重大疫情和其他对教学、生活环境造成影响的灾害等。

第二十九 条 处理突发事件时留学生处职责

（一）外事处必须做好各类突发事件的应急预案,做到有效预防、及时控制和妥善处理留学生突发事件。

（二）对死亡类突发事件，应根据《外国人在华死亡后的处理程序》做好处理工作。

（三）重大事件立即赶赴现场，立即电话报告校领导并通知有关学院留管干部。

（四）根据突发事件的类型和轻重，果断决策，及时采取应对措施。

（五）及时整理和报送信息。经校领导审批后向上级主管部门、学生家属（监护人）、公安部门、学生所属国使馆通报情况。

（六）面对社会媒体和外国使馆注意统一口径、不得擅自表态，避免产生负面影响。

第三十条 处理突发事件时学院留管干部职责

（一）接通知后第一时间赶到事发现场，积极配合有关部门，采取有效措施，控制事态发展，重大事件及时报外事处；

（二）准确了解和掌握现场情况，及时向有关部门提供信息、介绍情况、随时随地做好请示、汇报工作；

（三）协助有关部门做好事故善后处理工作；

（四）将事件处理结果以书面和电子版报外事处。

第三十一条 留管干部在处理突发事件时的注意事项

（一）行动迅速、办事认真、判断准确、处理果断；

（二）有责任心，工作有耐心，不急不躁，妥善处理。

（三）要及时将有关情况报校领导及上级主管部门，根据指示精神处理事件。

（四）事件处理完毕，要写出情况汇报，总结经验教训，以利于今后的工作。

第三十二条  处理突发事件时应避免的问题

（一）行动迟缓、粗心大意；

（二）主观武断、道听途说；

（三）自作主张、大包大揽。

第九章  留学生事务的归口管理

第三十三条  外事处是我校留学生事务的主管部门。

第三十四条  有关留学生的数据、突发事件及日常管理信息（公寓上传齐齐哈尔市公安局出入境管理处的外国人入住情况除外），由外事处负责上报有关部门。

第三十五条  重要信息及重大事故的处理情况须经主管校领导审批后方可上报。

第十章  附  则

第三十六条  本规定由外事处负责解释。

第三十七条  本规定自2018年4月1日起实行。

第一章  总  则

第一条 为进一步贯彻落实教育部、外交部、公安部《高等学校接受外国留学生管理规定》（教育部令第9号），《教育部关于进一步加强高等学校中外合作办学质量保障工作的意见》 （教外办学〔2013〕91号），促进我校留学生管理工作不断规范、管理水平不断提高，特制定本规定。

第二条  本规定所称“外国留学生”指在齐齐哈尔工程学院正式注册的长短期外国学生，包括外国学生专科生、本科生、进修生、短期语言生等。

第二章  护照签证管理

第三条 外事处负责全校在外国留学生招生、管理等各个环节所涉及的留学生护照及签证的指导及监督工作。

第四条   各教学单位及留学生公寓做好留学生护照签证管理工作，并经常检查，及时发现和纠正在留学生护照及签证工作中存在的问题，不断改进工作。

第五条 留学生招生工作中的护照签证工作

（一）外国留学生招生工作必须严格遵守国家法律法规及学校关于护照签证的相关规定。

（二）外国留学生（无论是学历生还是非学历生）在申请入学时除学历证书、成绩单、HSK证书、推荐信等材料外，还必须同时提供申请人护照复印件及担保人有效证件的复印件。

（三）留学生招生办公室对申请者的材料进行严格审核，特别是必须认真查验报名者的护照。对已在华者要严格查验其签证、居留许可及入境章。具体情形如下：

1. 签证或居留许可已过期的申请者一律不予接收。

2. 持有效的“F”签证申请短期来华留学者，可以接受其申请。

3. 持有效的“X”签证，但尚未办理居留许可者，必须提供原接收单位的同意转学函，否则不予接收。

4. 持“L”签证的申请者，可以接受报名，但入学时需根据所学课程时间长短改变签证种类。

5. 持“Z”签证的申请者，可以接受报名，但申请时必须提供所在工作单位的同意函，且入学后不能在校内居住，不发学生证。对工作合同已满者，必须回国变更签证后，才可来校学习。

6. 持“G”签证（过境签证）者的申请不予接收。

7. 持团体签证来华者的申请不予接收。

8. 从中国其它高校转入我校学习的学生，除必需的申请材料外，还应提供如下材料：

（1）所在院校留学生办公室的转学同意信（须加盖公章）；

（2）任课教师的推荐信；

（3）在华签证及居留许可的复印件。

特殊情况接收时须先交学费，同时要填写保证书。

（四）特殊人士的护照及签证

1. 持外交护照及外交签证、外交礼遇签证申请来校学习的外交官或外交官配偶、子女（18周岁以下）申请来我校学习，按如下程序办理：

（1）详细说明中国外交部关于外国驻华使馆官员、配偶及其子女（持外交护照）到我高校学习的规定；

（2）申请者本人须提供一份学习期间不享受外交豁免权的照会；（3）收取报名费；

（4）学校出具拟同意接收函；

（5）申请者持学校拟同意接收函前往外交部办理相关手续；

（6）凭外交部同意函发给入学通知书、JW202表。

说明：遇此情况，申请短期学习者可不改变护照及签证种类，而申请长期学习者则须变更为普通护照、普通签证来校学习。

2. 如申请人为宗教人士、现役军人、记者等，无论持何种护照及签证来华，都必须提供个人简历，并声明在华学习期间不从事与本职业有关的工作。相关材料报市教委批准后，方可办理录取手续。

3. 如申请者已高中毕业，但年龄不满18周岁（不低于16周岁），必须提供在的监护人的保证书（长期生需提供经公证的监护人保证书）。

4. 年龄超过60周岁（最高不超过65周岁）的申请者，必须提供个人身体健康证明及个人声明。

（五）留学生数据库中申请者的护照及签证信息须确保完整、准确，做到不错录、不漏项。

第六条 外国留学生管理工作中的护照和签证工作

（一）新生报到及注册

1. 新生报到注册时, 留管干部必须认真核对电子档案库中的学生信息, 发现问题及时更正。核对项目如下：

（1）查验学生护照，核对护照号码是否与JW201表、JW202表上的护照号码一致。如果该生更换了新护照，要求其重新提交护照复印件，并更新电子档案中的相关内容。

（2）查验签证，并通过核对入境章上的入境日期确认签证有效期。如已过期，要求该生先根据中国法律规定接受处罚后再来报到；如日期已经接近最后期限，应及时督促该生办理学习签证或居留许可。

（3）核对学生的境外住址、联系人和电话（包括住宅电话、手机）。

（4）准确地登记学生在华住址，特别是校外住址。

2. 为新生办理学习签证及居留许可

（1）指导新生填写“外国人签证、居留许可申请表”，并告知办理程序。

（2）对学生填妥的申请表，留管干部须逐项认真审查，确认无误后签字盖章。

（3）新生的居留许可，学生可委托学校办理，也可自行办理。对自办者须通知其在新的签证或居留许可办理完毕后，到管理老师处登记新的号码及有效期。

（4）指导持“L”签证入学的学生到市公安局出入境管理处变更“X”签证或“F”签证。变更为“X”签证的学生必须同时办理居留许可。

（5）条件成熟时，逐步实现外国人签证、居留许可申请表的电子化。

3. 通过新生入学说明会等方式，及时向学生宣讲中国政府关于外国人在华居留的相关规定，向留学生强调在华期间必须持有效签证及居留许可，逾期将受到处罚。

4. 以外国留学生身份报名，但持香港或澳门身份证件来齐的学生，必须尽快出境办理签证，持外国护照重新入境，并办理相关手续。

（二）老生的护照、签证及居留许可管理

1. 留学生管理老师应经常核查学生签证及居留许可的有效期，对签证及居留许可即将到期的学生须及时通知其办理延期手续。

2. 留学生签证及居留许可有效期的延长时间由留学生管理老师根据其交费情况确定。

3. 在老生交费时，管理老师应督促其及时办理签证及居留许可的延长手续。

4. 老生交费后因故不能继续学习者，须到出入境管理处缩短居留许可后方可办理退学的相关手续。

5. 对更换新护照或补办护照的学生，管理老师须告知其在办理新护照后，及时到公安局办理签证及居留许可的相关手续。

6. 老生返校注册时，应重新核对学生信息（护照号码、在华住址、电话号码等），登记学生新的签证或居留许可号码及有效期。

第三章  留学生学籍管理

第七条  留学生的学籍管理工作以教学单位为主。各相关教学单位须有专人负责此项工作。

第八条  各留学生教学单位应建立班主任制度，明确班主任职责，由班主任对留学生学籍直接进行管理。学院制定的班主任工作职责要报留学生处。

第九条  严格考勤制度。

1. 发现学生缺课，班主任需及时找学生谈话。留学生凡缺课达到总课时的15%时（长期生按学期计算），学院需正式找其谈话，并将谈话情况记录在案。奖学金生的谈话记录需同时报留学生处，由留学生处通报学生所在国驻华使馆。

2. 留学生考勤情况及时报留学生处。对缺课较多的学生，留学生处将视情况给予相应的处分（警告、严重警告、留校察看、劝其退学、勒令退学、开除学籍等），并通知校内外相关部门或使馆。凡按自动退学处理或开除学籍的学生，留学生处应在除名后五个工作日内通报市公安局出入境管理处。对留学生作勒令退学或开除学籍时，留学生处应报市教育委员会备案；如受到上述处分者为中国政府奖学金生，还应书面通知国家留学基金管理委员会和留学生所在国驻华使馆。

3. 享受中国政府奖学金的学生如变更学籍，需由其所在学院报留学生处，经国家留学基金管理委员会来华事务部批准后，方可执行。

第十条  班主任须定期对奖学金生作出书面鉴定。长期生每学期一份；短期生每期一份。

第十一条  为建立准确的校友信息，做好校友会工作，凡从我校毕业、结业的学生，各相关教学单位都必须编辑通讯录，并将电子版交外事处（每学期一次）。

第四章  留学生档案管理

第十二条 留学生档案是留学生在校学习的原始资料，是做好留学生工作，维护留学生历史真实面貌的宝贵资源，是留学生管理工作的重要组成部分。

第十三条  留学生招生工作中的档案管理

1. 认真审核入学申请表及有关文件，将申请表中有关数据录入数据库。需要录入的信息包括：

中文名、外文名、国籍、性别、年龄、出生日期、出生地。护照号码、最后学历、婚姻状况、工作经历、来华前职业、来华前单位、家庭情况、境外永久通信地址及电话、担保人、担保人的地址、单位及电话、入学日期、学生类别、经费类别、所学专业、汉语水平等相关信息。

2. 妥善保管报名者的书面申请材料，报名截止后，及时将相关材料移交留学生管理办公室。需送交的招生档案材料除《齐齐哈尔工程学院来华留学生入学申请表》外，还应包括：

A 学历生

①学历证书：本人最后学历证书的复印件或大学在校学习证明。

② 成绩单：本人最后学历成绩单的原始件（复印件无效）。

③ 推荐信。

④ 申请者护照复印件。

⑤ 担保人有效证件的复印件

⑥ HSK证书复印件。

B 非学历生(短期班、语言生、进修生)

①学历证书：本人最后学历证书的复印件或大学在校学习证明。

② 申请者护照复印件。

③ 担保人有效证件的复印件。

C 凡在中国正规学校学习的人员转入我校学习，还应提供：

① 所在院校留学生办公室的转学同意信（须加盖公章）。

② 任课教师的推荐信。

③ 在华签证或居留证复印件。

第十四条 留学生管理工作中的档案管理

（一）留学生档案分电子档案和纸质档案两种。招生办公室录入新生信息后，学生电子档案初具雏形。纸质档案也从学生提供报名材料起开始建立，并随着学习时间而逐步增多。

（二）新生报到前，留管干部接到招生办公室转来的学生档案，首先要认真阅读，熟悉、掌握学生情况，尤其要注意特殊背景学生。

（三）新生报到时，留管干部根据学生提供的护照和签证信息，完善电子档案，重新核对学生在境外的住址、联系人和住址电话、联系人电话，并登记该生在齐住址和电话以及保险期限，有条件的学生需填写个人电子信箱地址。

（四）学生报到后，各相关教学单位在20个工作日内，完成留学生电子档案（留学生管理信息系统）各项内容的补充及完善。

（五）学生在学习期间的表现以及产生的谈话记录、突发事件记录、奖惩等，都要在电子档案的个人备注部分做简要记录。相关材料要存入学生档案。

（六）各相关教学单位要随时对留学生管理系统的相关内容进行更新。留学生处将定期抽查，并做备案。

（七）学生档案的保管。

1. 在校生档案由各相关教学单位管理。

2. 离校学生档案于该生离校一年后由各相关教学单位整理后统一交学校档案馆保管。

3. 休学学生档案的管理同在校生档案管理。

第十五条  外事处负责对留学生档案工作进行监督。

第五章  留学生公寓管理工作

第十六条 留学生公寓的管理由齐齐哈尔工程学院学工处管理。

第十七条  留学生公寓管理中的签证登记

（一）留学生公寓要认真做好留学生住宿的签证登记工作。

（二）留学生公寓工作人员须熟知外国人住宿接待工作的相关法律法规并能识别相关证件、签证及居留许可。

（三）留学生入住时，值班人员须认真查验其入学通知书（或学生证）、护照，核对姓名、签证及居留许可的有效期。

（四）数据输入员要及时将入住留学生的姓名、性别、国籍、护照号码、房间号码、签证有效期、电话号码等准确录入管理系统。

（五）所持签证或居留许可有效期不足5个工作日者不能入住。

（六）持“Z”签证（工作签证）的留学生不能入住。

（七）公寓须定期检查留学生的居留许可有效期，对居留许可即将到期的学生，提前10个工作日提醒其尽快办理延期手续，并将情况及时报外事处。

（八）外事处要经常抽查公寓留学生签证管理情况，发现问题及时纠正；定期对相关人员进行培训。

第十八条 留学生公寓的安全工作

（一）留学生公寓要认真做好公寓的安全防范工作。

（二）留学生公寓必须建立健全会客登记制度并有效执行。来访人员要准确登记，登记率必须达到100％。

（三）留学生公寓防火、防盗设施必须安全有效。

（四）留学生公寓必须建立健全临时住宿登记制度。留学生住宿信息登记率、准确率、上传率达到100%。

（五）公寓管理部门对居住在公寓内的留学生的异常情况（如：违规留宿他人、夜不归宿等）必须及时发现并上报外事处。

（六）公寓发生刑事、治安案件须及时将情况上报保卫处及外事处，并协助公安机关做好现场维护、取证及善后工作。

（七）外事处要定期检查公寓的安全防范工作。

（八）学校保卫处负责指导、监督留学生公寓的安全工作。

第六章  留学生中重点学生、学生团体的管理工作

第十九条  留学生中的重点学生，是指来华留学生管理工作中需要投入时间和精力，重点做工作的学生。

第二十条 重点学生的构成：有重要背景（家庭背景及个人背景）的学生；对我友好的学生；表现差、学习差的学生；经常违反校规（包括违反住宿管理规定）的学生；入学后发现精神异常、身患疾病的学生。

第二十一条 重点学生工作程序

（一）留管干部在每学期开学新生报到注册后20个工作日内确定自己的重点生，并将名单报留学生处，由留学生处报送有关部门。

（二）重要背景的学生，在日常管理工作中要密切注意他们的思想动态、学习和生活情况，有问题及时与学生家长或在华担保人取得联系。

（三）在日常管理工作中，要注意培养一批对我友好的、高素质的、支持学校工作的留学生。留管干部要经常听取学生对学校发展以及对教学和管理等方面的意见和建议。

（四）对于表现差、学习差、经常违反校规及精神异常、身患疾病的学生，管理干部要及时了解学生情况、找出解决问题的办法。

（五）对于已确定的重点学生每学期至少要深入谈话两次，每次的谈话要有谈话记录。记录存入学生档案，同时报外事处备案。

第二十二条 校内联谊团体的管理

（一）经外事处批准，同一国家的在校留学生可以成立校内联谊团体。

（二）留学生校内联谊团体的各项活动须遵守中国的法律、法规及学校的规章制度，尊重中国的社会公德和风俗习惯。

（三）留学生成立校内联谊团体时须将组织章程、组成人员、负责人、联系方式等报外事处。

（四）留学生校内联谊团体在组织活动时须将活动内容报学院外事处。50人以上的活动必须报学院外事处批准。

（五）学院留管干部要注意了解和收集留学生校内联谊团体活动情况，发现不良行为要及时报留外事处。

（六）外事处要及时掌握留学生校内联谊团体的活动情况，积极引导留学生开展有利于其学习、生活的活动。

（七）外事处需将校内联谊团体情况向校保卫处和齐齐哈尔市公安局出入境管理处通报。

第七章  信息工作

第二十三条  留学生相关信息的报送工作由外事处归口管理。各学院留管干部要积极配合此项工作，深入了解学生情况，对国内外的敏感、热点问题的相关信息要及时报外事处。

第二十四条  留学生遇突发事件，学院留管干部、公寓负责人要及时将情况报外事处。

第二十五条  外事处根据要求，将所获信息及时整理后上报上级有关部门及市公安局出入境管理处。

第二十六条  外事处要及时将留学生离校情况通报市公安局出入境管理处。

第二十七条  外事处负责做好信息归档工作。

第八章  留学生突发事件的处理

第二十八条 留学生突发事件的主要类型

（一）留学生死亡事件。包括因突发疾病、交通事故、自杀、他杀等造成的各种死亡。

（二）群体类事件。主要包括非法集会、游行示威、罢课、群体性斗殴等危机校园稳定的事件。

（三）案件类事件。包括来华留学生的暴力犯罪案件，影响较大或数额较大的盗窃案件，投毒案件，涉毒案件，爆炸案件，纵火案件等。

（四）灾情类案件。包括影响到来华留学生的台风、地震、洪水、火灾等重大险情，流行的重大疫情和其他对教学、生活环境造成影响的灾害等。

第二十九 条 处理突发事件时留学生处职责

（一）外事处必须做好各类突发事件的应急预案,做到有效预防、及时控制和妥善处理留学生突发事件。

（二）对死亡类突发事件，应根据《外国人在华死亡后的处理程序》做好处理工作。

（三）重大事件立即赶赴现场，立即电话报告校领导并通知有关学院留管干部。

（四）根据突发事件的类型和轻重，果断决策，及时采取应对措施。

（五）及时整理和报送信息。经校领导审批后向上级主管部门、学生家属（监护人）、公安部门、学生所属国使馆通报情况。

（六）面对社会媒体和外国使馆注意统一口径、不得擅自表态，避免产生负面影响。

第三十条 处理突发事件时学院留管干部职责

（一）接通知后第一时间赶到事发现场，积极配合有关部门，采取有效措施，控制事态发展，重大事件及时报外事处；

（二）准确了解和掌握现场情况，及时向有关部门提供信息、介绍情况、随时随地做好请示、汇报工作；

（三）协助有关部门做好事故善后处理工作；

（四）将事件处理结果以书面和电子版报外事处。

第三十一条 留管干部在处理突发事件时的注意事项

（一）行动迅速、办事认真、判断准确、处理果断；

（二）有责任心，工作有耐心，不急不躁，妥善处理。

（三）要及时将有关情况报校领导及上级主管部门，根据指示精神处理事件。

（四）事件处理完毕，要写出情况汇报，总结经验教训，以利于今后的工作。

第三十二条  处理突发事件时应避免的问题

（一）行动迟缓、粗心大意；

（二）主观武断、道听途说；

（三）自作主张、大包大揽。

第九章  留学生事务的归口管理

第三十三条  外事处是我校留学生事务的主管部门。

第三十四条  有关留学生的数据、突发事件及日常管理信息（公寓上传齐齐哈尔市公安局出入境管理处的外国人入住情况除外），由外事处负责上报有关部门。

第三十五条  重要信息及重大事故的处理情况须经主管校领导审批后方可上报。

第十章  附  则

第三十六条  本规定由外事处负责解释。

第三十七条  本规定自2018年4月1日起实行。